- Pengertian Filing System
Filing system adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
- Macam-macam filing system
a) Sistem Pengaturtertiban (Arrangement System)/ Sistem Klasifikasi Kearsipan
1) Sistem Filing Alfabetis adalah sistem penyimpanan/penataan arsip dinamis aktif menggunakan metode penyusunan secara alfabetis.
2) Sistem Filing Numerik adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan nomor atau kode nomor. Sistem ini dibagi dua yaitu penomoran berurut dan penomoran tidak berurut.
3) Sistem Filing Alfanumerik adalah pengaturan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka.
4) Sistem Filing Kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada tanggal.
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang - bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
b) Sistem Perawatsimpanan (Safe Keeping System) adalah sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
- Prosedur Penataan Berkas merupakan langkah-langkah dalam rangka penyusunan arsip. Adapun prosedur penataan berkas adalah:
a) Pemeriksaan arsip (Inspecting)
b) Pengindekan arsip (Indexing) merupakan kegiatan untuk menentukan kata tangkap dari berkas yang akan disimpan. Ketentuan mengindeks:
1) Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip
2) Indek harus satu pengertian
3) Kata yang digunakan adalah yang lazim
4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
5) Indeks harus kata benda/yang dibendakan.
c) Pemberian Kode (Coding) adalah kegiatan pemberian kode/tanda yang akan mewakili arsip yang akan menunjukan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas dapat menempatkan sesuai tempatnya.
d) Tunjuk Silang adalah catatan yang diletakan di lembaran atau tab guide/folder untuk mengidentifikasi adanya arsip yang tidak disimpan ditempat tersebut, tapi disimpan ditempat lain.
e) Penyortiran merupakan kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya.
f) Pelabelan adalah kegiatan penulisan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul khas yang dituangkan dalam guide/folder.
g) Penyimpanan Berkas merupakan kegiatan memasukan arsip kedalam folder dan menyimpan di filing kabinet
- Penemuan Kembali adalah proses menemukan kembali arsip yang telah disimpan di dalam filing kabinet/rak file. Kegiatan penemuan kembali arsip biasanya dilakukan berdasarkan permintaan pengguna.Ketepatan dan kelengkapan mendapatkan arsip tergantung pada sistem pemberkasan yang digunakan. Langkah-langkah dalam temu balik:
a) Permintaan peminjam
b) Pencatatan dalam lembar peminjaman
c) Pencarian dan penemuan kembali
d) Pemberian arsip kepada pengguna.
Selain langkah-langkah tersebut, perlu juga ditetapkan bagaimana prosedur dan pedoman peminjamannya sehingga jelas dan memudahkan dalam pelayanannya. Sistem layanan peminjaman disini bersifat tertutup dan dilakukan face to face.
- Sarana dan Prasarana
a) Guide adalah sekat pemisah antar satu berkas dengan berkas lainnya yang diberi identitas tertentu. Guide meliputi guide huruf, guide khusus, dan out guide
b) Folder adalah semacam map yang memiliki lidah pada bagian kanan atas. Adapun macam-macam folder adalah folder khusus, folder individual, dan folder miscelleoneus
c) Tickler file adalah suatu kotak yang terbuat dari kayu atau karton berbentuk persegi panjang yang berfungsi sebagai tempat unruk menyimpan kartu-kartu yang ditata dengan menggunakan numerik atau kronologis
d) Kartu peminjaman merupakan sarana untuk mengontrol dalam rangka peminjaman arsip
e) Filing cabinet adalah semacam lemari besi yang dirancang khusus untuk menyimpanan arsip secara vertikal (tidak ditumpuk) Filing cabinet digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah di masukan ke dalam map/folder
f) Sarana Temu Kembali sesuai dengan sistem yang diberlakukan oleh organisasi.
g) Kartu file adalah sarana bantu dalam proses penemuan kembali arsip, khususnya untuk arsip yang disimpan dengan sistem numerik
h) Kartu indek berfungsi membantu penemuan kembali surat-surat yang diperlukan
i) Kode adalah alat untuk memastikan dan mengenali berbagai masalah dari yang primer sampai yang tersier. Juga untuk memelihara hubungan dan urutan masalah dalam pola klasifikasi untuk memudahkan pemberkasannya serta temu baliknya
j) Label adalah kata/tulisan atau angka yang berada dalam tab guide/folder (Imam Gunarto, 1997:27)
k) Out Indikator merupakan alat yang digunakan untuk indikasi keluarnya arsip dari kotak atau rak file (Imam Gunarto, 1997:29)
l) Rak Penyortir berfungsi sebagai tempat menyortir surat yang telah diberi kode. Surat-surat yang berkode sama akan dikelompokanmenjadi satu, kemudian disimpan dalam laci sesuai dengan kode arsip
m) Sumber Daya Manusia
1) Memiliki pemahaman tentang manajemen kearsipan, khususnya manajeman pemberkasan
2) Memahami etika profesi kearsipan
3) Orang yang teliti, cerdas, cermat,jujur, rapi, tekun dalam melaksanakan tugas, tidak mudah bosan, cekatan dan bertanggungjawab.
n) Central File
Dalam pelaksanaan penataan berkas tidak terlepas dari peralatan yang secara khusus dirancang untuk membantu penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Selain itu, peralatan yang digunakan aman bagi keselamatan fisik arsip. Alat-alat yang akan digunakan tentunya juga disesuaikan dengan dengan volume arsip dan jenis arsip.
- Unit Penyelenggara: Central File/Lembaga pencipta Arsip itu sendiri.
- Pengorganisasian Arsip
Dalam pelaksanaan penataan berkas tidak lepas dari pengorganisasian arsip. Hal ini merupakan langkah untuk mempertegas tanggungjawab setiap unit yang ada didalam suatu organisasi. Masalah utama dalam pengorganisasian berkas adalah menentukan lokasi filing. Adapun asas pengorganisasian file ada 2 yaitu:
a) Asas Sentralisasi adalah proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan disatu ruangan sentral file untuk suatu organisasi
b) Asas Disentralisasi adalah proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh setiap unit kerja didalam suatu organisasi.
c) Asas Kombinasi merupakan asas gabungan antara asas sentralisasi dan asas disentralisasi, dimana proses pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh setiap unit kerja, dengan kontrol terpusat dibidang prosedur, alat, cara kerja, trining dan lain-lain.
Dalam menentukan asas penyimpanan arsip ada beberpa hal yang perlu dipertimbangkan yaitu besar kecil &rentan tugas,&fungsi organisasi, volume arsip, beban kerja yang ada dan lokasi gedung.
Kesimpulannya adalah penataan berkas (sistem filing) sebagai salah satu sub sistem dalam sistem kearsipan secara keseluruhan, tidak bisa lepas dari sub sistem lain. Dalam penataan berkas meliputi input informasi, SDM, metode, dan peralatan yang bertujuan untuk menyelenggarakan penataan berkas secara benar sehingga mampu menyediakan arsip secara cepat, tepat, lengkap dan berkualitas dengan biaya dan waktu yang efisien. Out put dari kegiatan pemberkasan yang baik pada hakekatnya adalah tersedianya informasi yang akurat serta mudah dalam temu kembali arsip. Rahasia penataan berkas yang berhasil tergantung pada banyak faktor antara lain pemilihan sistem filing yang tepat, prosedur yang efektif dan ditunjang dengan sarana dan personil yang mampu mengikuti irama derap dan aktivitas penataan berkas”.
Sumber: Wursanto. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Penerbitan Kanisius
Gunarto, Imam. 1997. Filing Sistem. Yogyakarta
Sekian
Semoga Bermanfaat...^_^
Tidak ada komentar:
Posting Komentar