Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penanganan surat masuk yaitu:
1. Penerimaan surat masuk
Didalam mengatur tata kerja penerimaan surat masuk perlu memperhatikan kondisi dan karakteristik organisasinya, karena masing-masing organisasi satu sama lain berbeda-beda baik mengenai luas lingkup tugas dan fungsinya maupun kompleksitas pembagian struktur organisasi. Perbedaan tersebut besar pengaruhnya dalam pengaturan tata kerja penerimaan surat. Bagi organisasi kecil penerimaan surat dapat dilakukan secara terpusat (satu pintu) atau sentralisasi. Sedangkan organisasi yang besar dengan jumlah surat masuk relatif besar pula bagi jenis organisasi seperti itu kebijakan yang dianut lebih tepat dengan desentralisasi (beberapa pintu atau beberapa unit kerja).
2. Pengarahan surat secara langsung
Perlu digolongkan yaitu surat yang langsung diarahkan ke unit kerja, pejabat, pimpinan tanpa dibuka, serta penggolongan surat yang tidak perlu dikendalikan. Surat yang diarahkan tanpa dibuka pada umumnya surat-surat yang bersifat rahasia (sangat rahasia, terbatas) dan surat-surat yang disampaikan dalam keadaan terbuka tanpa pengendalian pada umumya surat-surat yang bersifat rutin. Yaitu surat yang informasinya sekedar untuk diketahui atau surat-surat yang tidak memiliki resiko apapun bagi organisasi.
3. Surat Terkendali
Disamping itu juga perlu menggolongkan surat yang perlu dikendalikan yaitu surat yang informasinya penting, yang bersifat mengikat serta mengandung konsekuensi berbagai aspek, seperti kebijaksanaan organisasi, keuangan, hukum dan lain sebagainya. Surat yang termasuk harus dikendalikan yaitu surat yang langsung disampaikan kepada pimpianan organisasi, karena memerlukan keputusan pimpinan dan yang kedua surat yang langsng diarahkan ke unit kerja atau staf dibawahnya.
Sebagai sarana pengendalian surat maka diperlukan kartu kendali, kartu kendali adalah sebagai alat pencatat surat, alat alat pelacak untuk menemukan lokasi surat dengan cepat ada 3 warna kartu kendali yang digunakan saat disuatu instansi yaitu kartu kendali warna putih, kartu kendali warna biru, kartu kendali warna merah.
Selain itu juga ada juga yang menggunakan buku agenda apabila suatu surat telah didisposisi oleh pimpinan maka surat akan disimpan diunit kerja dan dicatat pada buku agenda.
4. Pembatasan pendisposisian
Pendisposisian surat dari pimpinan kepada pejabat atau sifat yang lebih bawah dimaksudkan memberikan wewenang untuk menyelesaikan tugas perkerjaan sesuai dengan perintah atau instruksi pimpinan. Oleh karena tidak semua surat akan didisposisikan. Hal ini bergantung dari kepentingannya. Oleh sebab itu perlu pula ditetaplan surat-surat yang kemungkinan mendapatkan disposisi dari pimpinan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penanganan surat keluar yaitu:
Kecepatan penyelesaian surat keluar sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya sejak dari pembuatan konsepnya sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan surat keluar dapat tercapai. Dalam merancang surat keluar perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Penetapan kebijakan pengelolaan surat keluar, termasuk didalamnya kebijakan penataan apakah dilakukan secara desentralisasi, sentralisasi, ataupun gabungan antara desentralisasi dan sentralisasi
b. Merancang prosedur surat keluar memperhatikan pula keamanan informasi (surat penting dan surat biasa), serta memperhatikan keawetan atau daya tahan surat yang bersangkutan terutama bagi surat yang memiliki kadar informasi yang tinggi.
c. Perlu pemberian batas waktu dalam menjawab surat, maksudnya batas waktu juga harus diperhatikan dalam menjawab surat.
d. Adanya kebijakan dalam penggunaan berbagai macam jasa serta tata cara pengirimannya. Hal ini nantinya akan berdampak pada penyampaian surat tersebut.
e. Pengaturan tentang kewenangan tanda tangan, tata cara pengetikan mengenai fomat atau bagian surat (mulai dari kepala surat, isi surat dan kaki surat) harus diperhatikan, serta penggunaan berbagai ukuran sampul, dan penggunaan kertas.
Selain itu juga yang perlu diperhatikan dalam prosedur perencanaan surat keluar yaitu:
1. Pencatatan dan Batas waktu membalas surat
Kecepatan proses surat keluar akan sangat membantu apabila organisasi menetapkan batas waktu dalam menjawab surat masuk. Batas waktu ini penting artinya dalam pengendalian pemrosesan surat keluar khususnya dalam menjawab surat. Unsur yang mempengaruhi penetapan jangka waktu dalam membalas suat yaitu:
a. Keterlibatan unit kerja dalam pemrosesan subjek yang terkandung dalam surat yang diolah.
b. Sifat surat yang bersangkutan seperti rahasia, biasa.
c. Tinggi rendahnya tingkat pentingnya masalah yang dibahas.
2. Pendelegasian wewenang
Faktor lain yang menujang efisiensi pemrosesan surat keluar diantaranya adalah yang terkait dengan pendelegasian penandatanganan surat. Sebaiknya pimpinan hanya akan mendatangani surat-surat penting saja, khususnya yang terkait dengan kebijaksanaan organisasi. Dengan pendelegasian wewengan ini akan diperoleh keuntungan.
a. Menempatkan pertanggungan jawab sesuai dengan tugas dan tanggung jawab setiap pejabat dibawahnya.
b. Mengurangi perubahan-perubahan konsep surat yang tidak prinsip.
c. Menghemat waktu bagi pimpinan untuk membaca surat serta memberikan waktu bagi pimpinan untuk berkosenterasi terhadap masalah yang lebih penting.
3. Penulisan tanggal surat
Perancangan surat keluar juga memperhatikan tata cara penulisan tanggal surat. Dalam menentukan tanggal surat harus dapat sesuai dengan waktu pengirimannya. Hal ini penting untuk mencegah timbulnya kesalahapahaman. Oleh karena itu, sebaiknya tidak menetapkan tanggal lebih awal dari pada waktu pendantanganannya.
4. Penggunaan sampul
Adapun penggunaan sampul pada suatu organisasi haruslah seragam dan standard, baik yang menyangkut ukuran maupun bentuknya. Sampul dirancang dengan bentuk fisik surat yang beraneka ragam. Dengan demikian perlu diciptakan sampul yang beraneka ragam.
5. Batas waktu jawaban surat dan kecepatan pengiriman:
a. Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
6. Tingkat Keamanan (Kualifikasi)
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan ini surat dinas yang tertinggisangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.
c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
7. Pengiriman surat
Untuk mendapatkan kecepatan dalam merancang pengiriman surat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
a. Perlu adanya penggolongan surat beradasarkan sifat pengirimannya seperti: kilat, segera, dan penggolongan surat atas dasar cara pengirimannya seperti: melalui kurir, melalui pos dan metode pengiriman lainnya.
b. Memberikan perlindungan terhadap surat-surat, baik terhadap surat-surat yang bersifat rahasia atau surat penting.
c. Memperhatikan perbandingan antara informasi yang terkandung didalam surat dengan biaya yang dikeluarkan untuk pengirimnya. Surat yang bersifat rutin dan tidak memerlukan jawaban dengan segera dapat dikirimkan dengan biaya yang rendah.
8. Penggandaan/copy surat
Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam ”tembusan”. copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. Copy tembusan
Copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.
b. Copy laporan
Copy surat yang disampaikan sebagai laporan kepada pejabat yang berwenang.
c. Copy untuk arsip
Copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.
Tembusan hanya dibuat jika diperlukan sehingga tidak terjadi pemborosan kertas maupun tempat penyimpannanya. Selain itu juga semakin banyak tembusan sukar untuk pengendaliannya, sehingga kemungkinan besar akan memudahkan kebocoran informasi. Selain itu juga penghemartan dalam pembuatan tembusan yaitu penghematan kertas, penghematan tenaga, penyediaan folder untuk pemberkasan, dan filing cabinet.
Keputusan Menpan nomor 72/KEP/N.PAN/07/2003 tanggal 23 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Martono, Boedi. Pengurusan Surat. Jakarta. ANRI. 1992.
_____________1997. Arsip Korespondensi Penciptaaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
www.google.com. Petunjuk Tata Persuratan Dinas pada Kanwil XIII Ditjen PBN Semarang
www.google.com. Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan kearsipan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar