Management Mail Handling Part 3

Tulisan ini lanjutan dari 2 tulisan sebelumnya...Monggo dibaca teman...Semoga bermanfaat ya..Aamiin

Bismillahirrohmanirrohiim

Proses penerimaan surat masuk

a.Surat diterima lewat
1. Kurir/caraka
2. Pos
3. Faximile

b.Petugas penerima surat    

1.Dilihat kebenaran alamat
2.Dipisahkan antara surat dinas atau surat pribadi
3.Surat dinas disampaikan pembuka surat
4.Surat pribadi disampaikan kepada yang bersangkutan

c.Petugas pembuka surat 
1.Surat biasa dibuka sampulnya

2.Diteliti kebenaran alamat, lampiran (jika ada)

3.Surat dilampiri kartu disposisi

4.Disampaikan kepada pengarah surat

d.Pengarah surat 
1.Surat dibaca isinya
2.Diarahkan sesuai bidang tugasnya

3.Surat diagenda

e.Petugas agenda surat

1.Surat dicatat di buku agenda/kartu diisi nomor surat sesuai klasifikasi

2.Diberi cap tanggal penerimaan

3.Disampaikan pimpinan (sesuai arahan)

f.Pimpinan instansi

1.Surat dibaca oleh pimpinan

2.Lembar disposisi diisi sesuai dengan isi surat

3.Surat memerlukan tindak lanjut disampaikan sesui arahan disposisi
4.Atau langsung ke TU untuk disimpan (yang tidak memerlukan tindak lanjut)                                  

Proses Surat keluar

a.  Pembuat konsep

    1.Surat yang memerlukan jawaban dibuatkan konsep jawaban disampaikan kepada pengetik surat

    2.Dikoreksi apakah sudah sesuai konsep

    3.Dimintakan tanda tangan pimpinan

b. Petugas pengetik

   1.Membuat surat sesuai dengan konsep

   2.Disampaikan pemberi perintah

   3.Menyiapkan  sampul surat

c.Petugas agenda

  1.Dicatat dalam buku agenda dan surat diberi nomor dan tanggal surat

  2.Disampul dengan sampul yang telah dibuat

  3.Diserahkan petugas caraka

  4.Pertinggal disampaikan petugas arsip untuk disimpan bersama surat masuk yang bersangkutan

d.Petugas caraka

  1.Menerima surat yang akan dikirim

  2.Mencatat dalam kartu/buku ekspedisi

  3.Menyampaikan surat sesuai alamat

  4.Minta tandatangan dalam kartu ekspedisi sebagai tanda surat sudah diterima

Jadi, kesimpulan akhir dari 3 tulisan saya tentang management mail handling ini adalah bahwa untuk mencapai keberhasilan dalam manajemen mail handling di suatu organisasi atau instansi maka harus memperhatikan beberapa hal yaitu:

a.Pengorganisasian 
Kita harus menentukan terlebih dahalu pengorganisasian yang tepat dalam penanganan surat hal ini sesuai dengan volume suratnya dan tugas dan fungsi organisasi.

b.Pedoman kerja
Pedoman kerja tersebut mencakup kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi tersebut, pedoman kerja yang menjabarkan tugas dan tanggung jawab secara jelas sesuai dengan pola pengorganisasiaanya.

c.Prosedur kerja dan tata kerja haruslah efektif dan efisien dalam pengurusan surat.

d.Kepegawaian 
Untuk mencapai suatu tujuan mutlak disediakan tenaga-tenaga yang berpengetahuan tinggi, baik pengetahuan tentang manajemen kearsipan secara menyeluruh dan khususnya pengurusan surat, serta pengetahuan tentang tugas dan fungsi organisasi.

Sekian..^_^

SUMBER:

Keputusan Menpan nomor 72/KEP/N.PAN/07/2003 tanggal 23 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Martono, Boedi. Pengurusan Surat. Jakarta. ANRI. 1992.

_____________1997. Arsip Korespondensi Penciptaaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

www.google.com. Petunjuk Tata Persuratan Dinas pada Kanwil XIII Ditjen PBN Semarang

www.google.com. Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan kearsipan