PENGELOLAAN ARSIP DI ERA REVOLUSI INDUSTRI 4.0  

 

Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa Revolusi Industri 4.0 merupakan fenomena yang mengkolaborasikan teknologi siber dan teknologi otomatisasi. Revolusi Industri 4.0 dikenal juga dengan istilah “cyber physical system”. Konsep penerapannya berpusat pada otomatisasi. Dibantu teknologi informasi dalam proses pengaplikasiannya, keterlibatan tenaga manusia dalam prosesnya dapat berkurang. Dengan demikian, efektivitas dan efisiensi pada suatu lingkungan kerja dengan sendirinya bertambah.

Di Revolusi Industri 4.0 ditambah dengan adanya Pandemi Covid-19, segala sektor kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara tidak luput dari teknologi informasi digital yang sangat berdampak di bidang kearsipan. Bagi para pekerja informasi, termasuk arsiparis dan pengelola arsiparis inilah yang harus diantisipasi sejak awal karena landscape-nya bisa sama sekali berbeda dengan apa yang ada pada saat ini. Arsip era 4.0 akan ditandai dengan arsip yang diolah sendiri oleh komputer dan terakses via computer.

Oleh karena itu, Inovasi di bidang kearsipan harus terus dilakukan, sistem pengamanan arsip terus ditingkatkan karena paradigma saat ini kearsipan bukan hanya untuk pengelolaan arsip pemerintah saja tetapi juga untuk tema-tema publik yang berisikan konten dengan layanan arsip yang cepat dan optimal.

Di era disrupsi teknologi seperti sekarang ini, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi digital sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, dengan teknologi informasi, maka penyimpanan arsip dapat dilakukan secara terpusat sehingga penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat saat dibutuhkan oleh organisasi.

Setiap Instansi K/L, pemerintah daerah ataupun perguruan tinggi pastinya menciptakan arsip dalam pelaksanaan tugas fungsinya, baik yang analog ataupun digital. Arsip yang tercipta tersebut merupakan bukti akuntabilitas kinerja instansi  yang juga harus dikelola sesuai ketentuan kearsipan. Setiap instansi pemerintah harus mampu berkolaborasi dalam meningkatkan mutu penyelenggaraan sistem kearsipan nasional demi mendukung pelayanan publik dan peningkatan efektifitas dan efisiensi pemerintahan melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), menuju Indonesia Maju serta mewujudkan tata kelola pemerintahan berkelas dunia.

Di era Revolusi Industri 4.0 yang serba digital ini,  seluruh insan kearsipan harus   bersatu, menyatukan semangat dan langkah untuk mewujudkan arsip digital. Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pembina kearsipan nasional telah memulai semangat itu dengan menginisiasi terciptanya aplikasi “Srikandi” yang pada kesempatannya membuka jalan bagi kearsipan untuk ikut andil dalam kehidupan penting berbangsa dan bernegara di era Digital ini.

Aplikasi Srikandi ini telah diluncurkan menjadi Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dalam aplikasi Srikandi, setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa. Aplikasi Srikandi memiliki beberapa fitur utama. Pertama, fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, pengiriman, dan penerimaan naskah dinas secara elektronik antarinstansi pemerintah. Kedua, terdapat fitur pemeliharaan arsip untuk menjaganya agar tetap autentik, utuh, dan terpercaya. Di dalam aplikasi ini juga terdapat fitur penggunaan arsip oleh yang berhak, serta fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip. Aplikasi SRIKANDI dibangun dengan kerjasama antara beberapa instansi pemerintah yaitu ANRI, Kementerian PAN dan RB, Kementerian Kominfo, dan BSSN.

Aplikasi ini lahir sebagai perwujudan dari Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan salah satu bentuk inovasi dalam penyelenggaraan kearsipan agar layanan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Inovasi adalah kunci kemajuan adaptasi terhadap teknologi digital harus segera dilakukan, membuat layanan arsip yang cepat harus menjadi prioritas. Akses pada arsip yang nyaman bagi publik harus disiapkan. Ruang keterlibatan publik dan komunitas dalam pengarsipan harus didorong.

Penggunaan aplikasi Srikandi sebagai aplikasi umum instansi pemerintah dinilai sebagai bentuk peningkatan kualitas dalam bidang kearsipan. Hal ini dikarenakan setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa. Dengan aplikasi ini, arsip yang tercipta dan dikelola dalam SPBE akan lebih optimal dalam melindungi kepentingan hak keperdataan rakyat. Dalam era transformasi digital dan berkembangnya industri 4.0 penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sebagai bagian yang tidak bisa terpisahkan dari sistem penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif dan efisien apabila lembaga kearsipan nasional didukung oleh suatu sistem informasi kearsipan nasional melalui penerapan aplikasi umum yang merupakan bagian dari sistem pemerintahan berbasis elektronik.

Dari uraian saya diatas, dapat disimpulkan bahwa Era industri 4.0 adalah keniscayaan yang harus dibarengi dengan kemampuan melakukan adaptasi. Termasuk bagi arsiparis, calon arsiparis dan pengelola arsip. Arsiparis dan Pengeloa arsip harus memahami betul bagaimana era 4.0 akan mengubah banyak hal termasuk di dunia kearsipan. Karena itu, kesiapan sejak dini dengan membekali diri pada teknologi informasi dan komunikasi, pengelolaan dan pengolahan big data hingga mewujudkan kolaborasi dengan yang lain, menjadi sangat diperlukan. 

 REPROGRAFI

A. PENGERTIAN REPROGRAFI

Reprografi  merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah dokumen. Dalam reprografi terdapat tiga konsep utama yaitu copying,penggandaan, dan penyalinan mikro atau microcopying. Copying atau pembuatan kopi (salinan) berciri salinan yang dibuat sama besarnya dengan dokumen asli, dalam bentuk satu salinan atau lebih.

Pengertian secara lengkap diberikan oleh Terry D. Lundgren dan Carol A. Lundgren dalam bukunya yang berjudul Records Management:In The Computer Agemenjelaskan bahwa reprografi adalah manajemen dari personalia, perlengkapan, dan prosedur-prosedur yang dipergunakan untuk proses-proses reproduksi, seperti penggandaan, pencetakan, dan pengkopian. Semua kegiatan-kegiatan reprografi ini merupakan suatu usaha yang spesifik penciptaan graphic imageatau pengkopian dari bahan-bahan aslinya sebagai alat pendukung atau back-updalam pelaksanaan manajemen kearsipan.

B. MESIN-MESIN COPY DAN DUPLICATOR

Dalam kegiatan reprografi memerlukan penyediaan perlengkapan mesin-mesin penggadaan copy dan duplicator. Mesin copy adalah mesin untuk membuat/mengerjakan salinan/tembusan atau duplikasi dan duplicator adalah mesin yang secara cepat dapat mengerjakan banyak copy dari sebuah dokumen. Reprografi termasuk photocopy mereproduksi secara langsung dari aslinya dan duplicator mereproduksi salinan yang siap digunakan dari suatu master lanjutan. Mesin copy pada dasarnya dipergunakan untuk membuat salinan atau duplikasi dalam hitungan cepat dan duplicator dipergunakan untuk memproduksi jumlah yang besar.

Di bidang reprografi, terdapat golongan mesin copy yang utama yaitu:

1) mesin copy plain-paper, yang dapat memproduksi (meniru) pada kertas manapun

2) mesin copy coated-paper, yang dalam prosesnya membutuhkan kertas yang khusus.

Mesin copy juga digolongkan menurut penggunaanya. Mesin Low-Volume, yang dinamakan convenience copier, dipergunakan pada area desentralisasi. Mesin yang umumnya, desktop dan model portable. Beberapa keistimewaan yang ada, pengcopyan timbale balik menyangkut pada dua sisi kertas dan mengatur/menyetel untuk bahan lebih dari satu kertas. Organisasi besar umumnya menggunakan higt-volume mesin copy  di dalam area yang dipusatkan. Mesin ini mempunyai kecepatan tinggi dan digunakan bersama dengan pemasangan khusus.

Reprografi berhubungan erat dengan berbagai jenis kertas kopi, dari aslinya yang berupa paper image asli(original) berisi teks dan mungkin grapic image. Dalam aplikasinya reprografi mencakup pembuatan kopi yang baru itu aslinya secara tunggal. Copier dan duplicator menampilkan jangkauan yang luas dari fungsi-fungsi yang pada saat ini menawarkan jangkauan pilihan yang hampir mencapai kesempurnaan. Perbedaan tradisional antara copiers dan duplucator adalah sebuah copiers dihasilkan dari original, sedangkan sebuah mesin duplikator memerlukan persiapan master yang khusus. Untuk mengatasi kesia-siaan dan biaya yang mahal seorang manager perlu menggunakan pengawasan sistem copy. Sebuah sistem pengawasan elektromechanical, yang dapat diaktifkan dengan kartu atau kunci yang dihubungkan dengan sebuah mesin copy dan pada nomor penyalin/perekam nomor-nomor salinan copy yang dibuat.

1. Pemilihan Warna

Warna output/teks yang dikehendaki dapat dipilih melalui menu selector, seperti hitam, biru, coklat, dan merah. Warna tunggal (single color) adalah standar untuk mengkopi teks dengan kejelasan maksimal melalui eliminasi dari gradasi.

2. Halaman Rangkap Dua (Dual Page)

Pada saat pengkopian dilaksanakan, apabila pilihan halaman rangkap dua yang dipilih maka akan mengkopi dua halaman sekaligus, membuat suatu ukuran dan atau sesuai kebutuhan atau distel sesuai dengan keperluan.

3. Duplexing

Duplexing adalah proses membuat copy pada kedua sisi selembar kertas dari satu/dua sisi original. Dengan menghasilkan nomor-nomor terpilih dari duplexes copies tanpa campur tangan operator.

4. Electronic Editing

Ellectronic editing mencakup sebuah grid overlay dengan sebuah pulpen elektronik yang memungkinkan penggunanya untuk menghapus atau menempatkan  kembali bagian-bagian dari original image.

5. Image Overlay

Dengan image overlay dua tau lebih originals dapat digambar pada kertas atau lembar yang sama. Setiap original dicopy pada lembar yang sama. Efeknya seperti atau seolah-olah originals berada pada transparasi sehingga gambarnya  terbentuk pada copy. Pilihan inni dapat digunakan  secara kreatif dengan warna toners yang berbeda.

6. Image shift

Dikenal juga dengan margin shifting, image shift featre memungkinkan operatornya untuk memindahkan gambar pada kopian tanpa menyentuh aslinya. Rumitnya pemindahan gambar bahkan memungkinkan beberapa rotasi pada gambar dari gambar menjadi square up copy.

7. Photo Mode

Foto mode dapat menjadi pilihan ketika mengcopy bahan-bahan yang berurutan. Pengaturan proses photo mode berfungsi untuk menangkap tonal gradations. Kenal gradations adalah warna abu-abu Di Antara Hitam Dan Putih. Sebuah gambar tanpa tonal gradation seakan seluruhnya putih dan garis-garis hitam seluruhnya baik karakter atau simbol.

8. Printing Processor

Printing untuk beberapa hal tentu melibatkan typesetting. Printing dapat menghasilkan kualitas yang tinggi volume reproduksi yang tidak cocok dengan metode lainnya. Penggunaan printing sangatlah Kompleks perlengkapan yang mahal dan memerlukan seorang ahli yang berpengalaman. Untuk itu pelaksanaan printing biasanya dipisahkan dengan record management.

9. Engraving dan graduve

Proses keduanya melibatkan pembentukan atau penciptaan sebuah gambar melalui pemindahan bahan-bahan melalui etching, ukiran atau memotong pada sebuah lempengan metal yang digunakan untuk proses produksi. Kedua proses tersebut cocok untuk operasional kantor pada umumnya tetapi sangat aplikatif pada warna graphic reprography, seperti curveney (money), undangan-undangan istimewa, dll.

10.  Screen atau silk screen

Screen adalah suatu proses yang dapat menghasilkan warna, grapic image pada sebuah varietas yang luas dari tampilan tampilan, seperti metal, kaca, pakaian dan kertas. Cocok untuk menyimpan gambar pada kaos atau menciptakan custom brochures.

11. Letterpress

Letterpres digunakan untuk orang dan pekerjaan pekerjaan percetakan sejenisnya.

12. Electronic Copy Transmission

Pada bagian ini kita akan mencari akan terjadi proses secara lambat menghasilkan gambar melalui proses mekanik. Teknologi komputer dapat menghasilkan gambar secara elektronik. Proses yang menghasilkan cara tersebut adalah faximile dan intelegent copier.

C. MESIN REPROGRAFI

Salah satu tugas paling umum di kantor adalah berbagai macam bentuk menggandakan, karena dalam kegiatan perkantoran di tutup kan sekali mesin-mesin untuk menyalin. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi mesin fotokopi juga mengalami kemajuan dalam desain yang menggunakan metode elektronik. Aplikasi dalam penyalinan secara umum sama dengan reprografi.

Jenis-jenis mesin reprografi diantaranya:

1. Mesin Fotocopi

Mesin fotokopi adalah alat penggandaan dokumen dengan pembesar dan memperkecil ukuran dari aslinya. Mesin fotocopy merupakan alat penggandaan yang praktis karena siap setiap saat bila diperlukan.

Mesin fotokopi mempunyai beberapa sistem operasi:

a. Sistem Zoom

b. Sistem reduction

c. Sistem full size

d. Sistem automatic document Feed

Cara pengoperasian mesin fotocopy

Pada dasarnya tidak terlalu sulit mengoperasikan mesin fotocopy dengan syarat belum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau petunjuk penggunaan mesin fotocopy tersebut.

Teknik operasional fotocopy melibatkan tiga bagian utama yaitu:

a. Bagian bak kertas kosong

b. Bagian mesin pemproses

c. Bagian bak penampung hasil

Cara memelihara mesin fotocopy:

d. Setelah selesai dipakai kita harus melepas mesin fotocopy dari sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.

e. Kita harus membersihkan mesin fotocopy tersebut pada bagian papan dan setiap minggu sekali.

f. Sesudah dipakai harap ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air.

2. Mesin Scanner

Mesin scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai Suatu bentuk maupun sifat benda seperti dokumen, foto, gelombang, suhu. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstal dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan.

Cara penggunaannya

a. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan menyalakan tombol kontak.

b. Buka aplikasi scanner yang terdapat dalam komputer

c. Buka tutup scanner lalu masukkan file dan dokumen lain dengan halaman yang akan di scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scen, maka aplikasi scan yang ada di komputer secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam komputer.

3. Mesin stensil (stencil duplicator)

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas Master yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Ada dua macam stensil yaitu:

a. Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan tangan. Ciri-cirinya digerakkan dengan tangan manusia komponen dan cara kerja mekanis tinta yang digunakan adalah tinta stensil hitam. Sheet yang digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master, ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci). Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan tangan. Ciri-cirinya digerakkan dengan tangan manusia komponen dan cara kerja mekanis tinta yang digunakan adalah tinta stensil hitam. Sheet yang digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master, ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci).

b. Mesin stensil listrik yaitu mesin ini berfungsi sama dengan mesin stensil manual yaitu untuk mengadakan warkat dengan sheet stensil.Kelebihan mesin ini adalah;

1)  Hasil penggandaan tampak lebih bagus.

2)  Pengoperasian mesin lebih mudah.

3)  Tinta yang digunakan lebih irit.

4)  Tenaga yang digunakan lebih ringan.

5)  Dapat menggandakan warkat dengan ukuran double folio.

6)  Sheet stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam.

7)  Memasang dan melepas sheet stensil secara otomatis.

Komponen mesin listrik:

1) Mesin: roll penekan, rol tinta, layar tinta, plat baja

2) Kerangka mesin : penutup atas, tempat tinta, engkol, tombol on off, roll penaik kertas, pengaturan posisi cetakan, pengatur tekanan cetakan.

3) Penutup mesin: papan kertas, papan penerima

4) Papan tombol: tombol Start dan stop, menghitung, penyetop pemasukan kertas, mengatur pemasukan kertas, pengatur kecepatan cetakan, pengatur penyalur tinta, tombol pemberi tinta.

Cara pengoperasiannya

a. Sebelum mengetik pada sheet stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan bekas karbon atau Tipe X.

b. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan berkas ketikan yang baik di shit stensil.

c. Pengetikan pada sheet stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini karena kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

d. Dalam menghentak touch tidak perlu extra kuat, tetapi dengan normal hentakan saja supaya menghasilkan cetakan yang baik.

e. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

f. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan lapisan yang kedap tinta. Stensil digores Entah dengan mesin tik atau dengan tulisan tangan atau digambari dengan menggunakan pena khusus, Master dapat pula di siapkan dengan proses pengkopian pemindahan panas atau dengan memotong stensil elektronik.

g. Tinta ditekan dengan menebus goresan pada stensil kertas yang melekat rapat. Mesin putar kemudian dioperasikan bisa menggunakan tangan atau listrik.

Cara perawatannya:

a. Selalu bersihkan dari kotoran yang berupa debu serta kertas.

b. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.

c. Rol perataan tinta cair dibersihkan dengan sabun.

d. Kain penyaring dibersihkan dengan bersih.

e. Setelah dibersihkan pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.