Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu Fase Penciptaan Arsip, Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip, dan Fase Penyusutan Arsip sebagai masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini.
Pengurusan surat dalam daur hidup arsip terdapat dalam fase penciptaan arsip yaitu bagian dari manajemen korespondensi. Dalan manajemen korespondensi Surat - surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan informasi surat. Oleh karena itu dalam suatu pengurusan surat diperlukan sutu pengelolaan surat yang baik yang dinamakan Manajemen Mail Handling atau Pengurusan surat.
Pengurusan surat (mail handling) merupakan kegiatan yang bukan saja menerima dan mengirimkan surat masuk dan surat keluar, akan tetapi juga mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi. Pengurusan surat menyangkut aktivitas organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat yang lainnnya. Sedangkan tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat sampai kepada pihak-pihak tertentu dengan tepat dan cepat.
Secara garis besar kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat meliputi:
a. Menerima surat masuk
b. Mensortir surat masuk
c. Menetapkan dan menentukan arah surat
d. Menggolongkan surat atas dasar sifatnya
e. Mencatat surat dalam rangka pengendalian informasi
f. Mendistribusikan surat ke meja-meja kerja
g. Mencatat surat keluar
h. Mengirimkan surat keluar
Dalam pengurusan surat ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum merencanakan suatu pengurusan surat yaitu:
1. Asas pengorganisasian
Tujuan dari pengorganisasian surat adalah untuk mempermudah pengususan surat masuk dan surat keluar. Pada umumnya didalam mengendalikan surat terdapat tiga azas pengorganisasian yaitu: Pengendalian secara Sentralisasi (terpusat) dan Desentraliasi (masing-masing unit kerja), dan gabungan antara Sentalisasi dan Desentralisasi.
a. Pengendalian secara Terpusat (Sentralisasi)
Pada umumnya organisasi yang menggunakan azas ini adalah organisasi kecil yang memiliki struktur organisasi sederhana, jumlah pegawainya kecil, dan volume suratnya relatif kecil. Dengan demikian segala kegiatan pengurusan surat akan dibebankan dan dipertanggungjawabkan pada satu unit organisasi. Adapun keuntungan dari pengendalian secra sentralisasi yaitu adanya kemudahan pengendalian terhadap pelaksanaanya karena kegiatan pengurusan surat dilakukan dan diawasi oleh satu unit kerja.
- Pengendalian pada masing-masing unit kerja (desentralisasi)
Pengendalian secara Desentraliasasi adalah masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan suratnya pada masing-masing unit kerja. Pada azaz ini cocok digunakan pada organiasi bersar yang memiliki stuktur organisasi yang kompleks, dan jumlah volume surat yang relatif besar.
c. Pengendalian secara gabungan
2. Sistem yang digunakan
Adapun sistem yang digunakan pada suatu instansi berbeda-beda ada yang menggunakan kartu kendali, buku agenda, ataupun menggunakan kartu kedua-duanya yaitu kartu kendali dan buku agenda.
3. Jenis surat berdasarkan jangkauannya
Menurut jangkuannya surat dapa dibedakan:
a. Surat Intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi atau surat dikirim oleh/pejabat lainnya dalanm instansi yang sama.
b. Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya).
Harus ada pembakuan format antara pembuatan surat intern dan surat ekstern
Sumber:
Keputusan Menpan nomor 72/KEP/N.PAN/07/2003 tanggal 23 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Martono, Boedi. Pengurusan Surat. Jakarta. ANRI. 1992.
_____________1997. Arsip Korespondensi Penciptaaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
www.google.com. Petunjuk Tata Persuratan Dinas pada Kanwil XIII Ditjen PBN Semarang
www.google.com. Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan kearsipan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar