Penilaian Arsip Part II

Nilai sekunder terdiri dari nilai evidensial dan nilai informasional

(a) Nilaiguna Kebuktian (Evidensial)

Nilai evidensial merupakan bukti-bukti terciptanya arsip sebagai prestasi intelektual instansi yang bersangkutan, yaitu dimana arsip tersebut tercipta. Arsip mempunyai nilaiguna kebuktian apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi&kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat dari kegiatannya itu. Arsip-arsip semacam ini diperlukan bagi pemerintah karena dapat digunakan sebagai panduan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang serupa dan bagi mereka yang berminat di bidang administrasi negara. Karakteristik evidensial meliputi pengorganisasian dan fungsi dari lembaga pencipta arsip, yang dapat ditentukan dengan analisa struktur administrasi, fungsi organisasi, aktivitas dan bukti transaksi

Tiga hal yang perlu diketahui dalam nilai evidensial adalah:

1. Posisi instansi dalam hirarki administrasi organisasi
2. Fungsi yang dijalankan organisasi
3. Kegiatan yang dilaksanakan menurut fungsi

(b) Nilaiguna Informasional

Arsip memiliki nilai informasional maksudnya arsip tersebut berisi informasi yang tidak hanya digunakan untuk orang atau lembaga yang menciptakan namun juga untuk peneliti dari berbagai disiplin ilmu serta kesejarahan. Arsip nilai informasional berhubungan dengan informasi yang dihasilkan oleh organisasi terutama yang berkaitan dengan orang, tempat, benda dan phenomena.  Arsip tidak selalu hanya memiliki nilaiguna tunggal, tetapi dapat juga memiliki nilaiguna ganda. Pada arsip yang mempunyai nilaiguna ganda, apabila nilaiguna yang satu berakhir masih berlaku nilaiguna yang lain. Kegunaan yang ganda ini menentukan pula nilai arsip sehubungan dengan jangka waktu penyimpanan/retensinya.

Proyek penilaian terbaru dilakukan oleh Algemeen Rijksarchief (State Archives) di Nederland. Proyek tersebut disebut PIVOT yaitu Project Invoering Verkorting Overbrengings Ternijn. Proyek tersebut mengaplikasikan metode seleksi yang baru yaitu dengan menggunakan seleksi macro (Seleksi pada dokumen pemerintah dan dan non seleksi pada setiap series arsip dinamis. (ARA, 1991: 3)

A.               Tahap-Tahap Penilaian

1.      Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisasi

2.      Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja

3.      Konversikan setiap butir fungsi kedlam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Fungsi sama mencerminkan seri yang sama. Contoh: Seri pengawasan antara Dit. Asia dengan Dit Eropa.

4.      Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam berkas/file

5.      Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan guna menentukan pengelompokan informasi yang tercermin dalam folder atau naskah.

6.      Himpun folder atau naskah secara berkala dari kegiatan yang sama dalam berkas, dan himpunan berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama ke dalam seri arsip

7.      Lakukan penilaian setiap seri dari aspek fungsi, hukum, kontekstual dan fisik. 

Penilaian arsip dilakukan berdasarkan:

1. Asas penilaian

a.       Penilaian dari aspek fisik

a) Kepentingan ekonomis, agar pemeliharaan arsip yang ada dapat dikelola dengan biaya serendah mungkin dengan informasi selengkap mungkin.

b)  Faktor keunikan, seperti usia, isi, kata-kata, tanda tangan, cap stempel. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah suatu arsip memiliki karakteristik/kekhasan sehingga perlu dilestarikan. Kekhasan dapat dilihat dari segi seni atau artistik, performance (tampilan) dan bahan (material yang digunakan).

b. Penilaian dari aspek fungsi untuk menentukan apakah suatu arsip masih diperlukan untuk kepentingan-kepentingan tertentu, misal : kepentingan operasional instansi, kepentingan penyeselesaian perkara, atau kepentingan pengawasan dan pelestarian budaya.

c. Aspek substansi informasi digunakan untuk menentukan apakah kualitas informasi itu harus dimusnahkan atau harus dilestarikan. Informasi arsip yang perlu dilestarikan adalah informasi mengenai kebijakan-kebijakan strategis, prestasi intelektual, prestasi bersejarah, dan informasi khusus yang berskala nasional.

2. Asas pendekatan

Didasarkan pada pemikiran bahwa:

a.  Arsip tercipta hanya apabila suatu fungsi instansi atau organisasi itu berjalan, artinya arsip tidak dengan sengaja diciptakan tapi tercipta dengan sendirinya sebagai rekaman informasi penyelesaian kegiatan.

b.  Arsip disimpan untuk digunakan artinya yang perlu disimpan hanyalah arsip yang memiliki nilai guna, disimpan di lembaga pencipta apabila arsip memiliki nilai guna primer atau operasional bagi instansi pencipta dan disimpan di lembaga kearsipan apabila hanya memiliki nilai guna sekunder.

c.  Arsip adalah endapan informasi terekam yang belum atau tidak dipublikasikan (unpublished recorded information), artinya yang disebut arsip adalah informasi terekam yang belum atau tidak dipublikasikan sehingga pengaturannya harus dipisahkan dari dokumen yang telah diterbitkan (buku dll) yang semuanya itu merupakan produk pustaka. Sebagai endapan informasi terekam hanya dibutuhkan 1 lembar arsip asli atau copy sehingga hasil penggandaan dari naskah yang secara umum disebut duplikat harus dimusnahkan.

Sebenarnya pendekatan dalam penyusutan arsip menyangkut kegiatan pengelompokan arsip dalam unit-unit informasi secara berjenjang agar dapat dilakukan penilaian dari aspek fisik, fungsi dan kualitas informasi. Pendekatan yang seperti ini disebut pendekatan fungsional, artinya melakukan pengelompokan arsip atas dasar fungsi yang ada pada unit kerja dalam struktur organisasi atau instansi lembaga yang bersangkutan..

3. Aspek teknik

Aspek pengelompokan arsip pertama kali berdasarkan

b.      Lembaga pencipta (fond)

c.       Fungsi unit kerja (seri arsip)

d.      Kegiatan dalam fungsi (file atau berkas)

B.               Penentuan Nilai Guna Arsip

Penentuan nilaiguna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Isi arsip atau informasi yang terkandung dalam arsip merupakan unsur yang paling menentukan dalam penilaian arsip, sedangkan penataan arsip dapat memudahkan/membantu dalam menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip.

Tatanan arsip berupa berkas yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan (dosir) umurnnya mempunyai jangka waktu penyimpanan/retensi yang lebih lama dari pada berkas-berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis (seri) atau kesamaan masalah (rubrik). Telaah terhadap hubungan suatu arsip dengan arsip-arsip yang lain juga diperlukan, karena kegunaan suatu arsip seringkali sukar untuk dinilai apabila tidak dikaitkan/dihubungkan dengan arsip lainnya. Hendaknya selalu diingat bahwa arsip tidak dapat dinilai secara terlepas , dan/atau

dipisahkan dari konteks administrasi dari organisasi/instansi penciptanya. Penilaian harus didasarkan atas suatu analisa yang seksama dan luas tentang semua arsip yang dihasilkan/diciptakan oleh lembaga/instansi itu dan tentang hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Oleh karena itu perlu dilakukan pendaftaran arsip dan dibuat suatu Daftar Arsip. Dalam daftar ini yang didaftar bukan berupa lembaran (item) ataupun berkas-berkas arsip, melainkan kelompok berkas arsip (series).

E. Pembuatan Daftar Arsip

a. Bagi instansi yang belum menata arsipnya atas dasar tata berkas, maka sebelum membuat Daftar Arsip terlebih dahulu harus membuat daftar pertelaan dari setiap berkas arsip (Daftar Pertelaan Arsip). Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip ini hendaknya dilaksanakan berdasarkan petunjuk sebagaimana yang telah ditentukan dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional, nomor SE/01/1981 Bab III, huruf B, angka 2a butir (3) dan (6) atau angka 2b. Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip itu lalu diadakan pengelompokan berkas dan baru dibuat Daftar Arsip, yaitu daftar dari kelompok berkas.

b. Bagi instansi yang sudah melaksanakan tata-berkas dengan baik, untuk membuat Daftar Arsip tidak perlu melalui tahap pembuatan daftar pertelaan berkas arsip, melainkan dengan melakukan uji-petik (sampling) terhadap berkas-berkas yang tersimpan di Unit-unit Pengolah. Hal ini dikarenakan arsip-arsipnya sudah disusun berdasarkan sistem pengelompokan (klasifikasi) tertentu, sehingga cukup dengan uji-petik sudah memungkinkan untuk membuat Daftar Arsip yang diperlukan.

F. Analisa Arsip

Arsip baru dapat dinilai setelah dianalisa dan analisa terhadap arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip atau uji-petik. Daftar Arsip dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat-pejabat Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Dari hasil analisa ini dapat ditentukan nilaiguna arsip dan jangka waktu penyimpanan /retensinya, yang kemudian dapat dituangkan ke dalam suatu Rancangan Jadwal Retensi Arsip. Menurut penjelasan PP 34 tahun 1979 pasal 4 dan 5, yang dimaksud dengan JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Disana juga dijelaskan bahwa penentuan jangka simpan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan suatu berkas dan untuk menjaga objektifitas dalam menentukan nilai guna maka JRA disusun oleh panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia perlu mendengar pertimbangan BPK sepanjang menyangkut masalh keuangan dan kepala badan administrasi kepegawaian negara sepanjang masalah kepegawaian.

Penilaian Arsip Part 1

A.    Pengertian Penilaian Arsip

Penilaian arsip merupakan bagian dari penyusutan dan tidak dapat dipisahkan dari program manajemen arsip secara keseluruhan. Selain itu, penilaian arsip juga merupakan fungsi kearsipan yang paling penting dalam menetapkan nilai arsip dan menentukan lama usianya serta kapan  arsip itu akan dimusnahkan. Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip yang bersangkutan harus disimpan, serta apakah jenis arsip tersebut akan dimusnahkan atau akan dikirim ke ANRI untuk menjadi arsip statis. Perlu diingat bahwa dalam melakukan penilaian arsip kita semestinya tidak hanya menanyakan apa yang cukup bernilai untuk disimpan tapi juga apa yang akan hilang jika dimusnahkan. Ada beberapa pengertian penilaian arsip yaitu:

a.    Suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan “nilai guna” setiap series arsip bagi organisasi (Betty R. Rick)

b.       Suatu proses yang dilakukan arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan kebijaksanaan akuisisi (F. Gerald Ham)

c.   Appraisal decisions are made at different times with different approaches and different emphases depending on the type of archives (Barbara Reed, “Appraisal And Disposal”:1993)

d.  Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan “nilai guna” dan jangka simpan arsip dilihat dari kaedah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.

B.  Tujuan Penilaian, dan Nilai Arsip

Penilaian arsip perlu dilakukan dengan tujuan:

a.         Menentukan jangka waktu simpan arsip

b.        Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi

c.     Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip vital)

d.        Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip statis)

Jadi intinya bahwa penentuan nilaiguna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip-arsip ke dalam dua katagori :

a. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan.

b. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.

Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaannya dan fungsi penggunaannya. Perubahan ini mengakibatkan pula perubahan nilai arsip serta masa/jangka waktu penyimpanannya. Penilaian arsip tidak dapat dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan penggunaannya baik di waktu sekarang maupun di masa yang akan datang. Keberhasilan penilaian tersebut tergantung kepada :

a)     Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya

b)      Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunanya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.

Penilaian Arsip juga tidak dapat dilaksanakan dengan benar jika tidak memahami konteks organisasi pencipta arsip, informasi arsip dan prosedur penilaian arsip. Konteks Organisasi Pencipta Arsip mencakup (Draf Kuliah Penyusutan II):

1) Konteks Sosial-Politik, dapat dipahami dengan  pengetahuan  tentang:

a       Tugas dan Fungsi Organisasi

b      Peraturan/ketentuan yang mengatur organisasi tsb

c       Lingkungan sosial

d      Tingkat relasi secara politik

e       Hubungan dengan organisasi lain

2) Konteks Administratif, dipahami melalui pengetahuan tentang:

a       Sistem kontrol (sentralisasi atau  desentralisasi)

b      Kemandirian aspek-aspek keuangan,  kepegawaian, dll

c        Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ada.

d       Prosedur dan mekanisme kerja

e        Sistem pelaporan, dll.

Konsep penilaian arsip pertama kali diperkenalkan oleh Kalenski dalam essaynya yang berjudul Brakowanie Akt yang diterbitkan pada tahun 1934 (Kalenski, 1979). Dia mengelompokan arsip menjadi dua kategori yaitu arsip statis/permanen yang harus dilestarikan dan arsip tidak kekal yang dapat dimusnahkan baik dengan segera maupun beberapa waktu kemudian/yang harus dijaga sementara waktu. Kalesky menawarkan 7 basis penilaian: General, termasuk Concept of Historical Period, Legal, Administrative, Historical, Geographical, Substitution, Typical Force. Konsep penilaian yang kedua dari The Selection of Records for Preservation (Brooks, 1940), ada tiga nilai ketika akan menentukan/ menyeleksi arsip yang permanent/statis, yaitu:

1. Nilai arsip bagi organisasi penciptanya
2. Kegunaan arsip untuk mempelajari tentang sejarah administratif
3. Nilai sejarah arsip

Selain konsep tersebut, terdapat pula beberapa ahli yang mengungkapkan konsep yang hampir sama seperti Leahy dalam essainya yang berjudul Reduction of Public Records dan pada tahun 1955 Santen membagi nilai-nilai arsip menjadi enam yang disebut ALFRED.

A   Administrative value, nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instansi pencipta (Pelaksanaan kebijaksanaan untuk kegaitan rutin sehari-hari). Contoh:

1.     Pelaksanaan fungsi kedinasan: penugasan, perijinan, administrasi barang , dan lain-lain

2.    Pelaksanaan fungsi organisasi: pengelolaan pegawai, pemeliharaan fasilitas kantor, pengelolaan gedung, kendaran.

Tanggung jawab administrasi telah selesai jika pelaksanaan kegiatan telah diselesaikan dan substansi informasi telah selesai dipertanggungjawabkan secara formal.

L   Legal Value, berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya, warga negara dan pemerintah. Contoh: arsip yang berisikan semua jenis produk hukum (UU, PP, Kep...,), perjanjian, hak patent, kontrak dan lain-lain. Tanggung jawab hukum berakhir apabila ketentuan hukum telah dipenuhi/diselesaikan, masa berlaku telah kadaluwarsa, telah dipertanggungjawabkan secara yuridis formal, memiliki arti segi dokumentasi kebijaksanaan pada tingkat eksekutif yang berpengaruh secara luas baik dalam maupun diluar lembaga.

F   Fiscal Value, arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan (memiliki nilai keuangan), contoh arsip yang memiliki nilai fiscal adalah Rencana Anggaran Belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan. Dalam menilai arsip hendaknya jangan dikacaukan antara arsip yang berisikan kebijaksanaan di bidang keuangan dengan arsip yang berisikan tentang hal-ikhwal mengenai transaksi keuangan. Arsip yang memuat kebijaksanaan di bidang keuangan pada umumnya mempunyai jangka waktu penyimpanan/retensi yang lebih panjang

R   Research Value, arsip yang memiliki/mengandung informasi/data ilmiah sebagai hasil penelitian, dan dapat digunakan untuk penelitian ilmiah. Apabila data ilmiah tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian itu tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu penyimpanan/retensi yang panjang. Tidak mudah untuk menentukan nilaiguna dari arsip yang berisikan basil penelitian ilmiah. Berkas-berkas penelitian yang lama tidak dihiraukan lagi mungkin saja tiba-tiba bisa menjadi mata rantai yang penting bagi suatu penemuan baru. Hal-hal semacam itu sukar untuk diramalkan, oleh karena itu dalam menentukan nilaiguna ilmiah dan teknologi ini perlu bimbingan dan peran serta dari para ilmuwan dan/atau peneliti yang bersangkutan.

E   Educational Value

D   Documentary Value

Pada tahun 1956, Schellenberg mendiskripsikan standar penilaian .Diskripsinya focus pada nilai sekunder arsip, yang terkait dengan pihak-pihak lain yaitu peniliti dan masyarakat. Nilaiguna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Nilaiguna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak lagi ada kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang bernilai guna sekunder diserahkan ke Arsip Nasional dan disimpan di/oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain di luar pencipta arsip dapat memanfaatkan dan menggunakannya. Meskipun penentuan nilaiguna sekunder ini merupakan bagian tugas dari Arsip Nasional, namun pejabat instansi pencipta arsip mempunyai peran serta dalam memberikan keterangan-keterangan yang berharga tentang terciptanya dan kegunaan arsip-arsip itu. Nilai sekunder terdiri dari nilai evidensial dan nilai informasional

Bersambung..............

"Tentang Kita"

Sayang, dirimu hadir disaat yang tepat

Dirimu adalah jawaban dari doa-doa yang ku panjatkan kepada Rabb semesta Alam

Dirimu adalah sang imam yang ku nantikan

Dirimu membuat diriku mengerti dan memahami hakekat pernikahan

Sayang, dirimulah yang menjadikan hidupku menjadi lebih jelas arahnya

Engkaulah yang mengajariku akan tujuan hidup yang sesungguhnya

Kuharap engkau adalah yang pertama dan yang terakhir bagiku

Sayang,

Sungguh ku tidak pernah menyangka engkaulah yang akan menjadi imam buatku dan anak-anak

Engkau yang sebelumnya sama sekali tidak ku kenal

Engkau yang masih merupakan misteri buatku

Namun ku percaya dan yakin bahwa engkau memang adalah yang terbaik untukku

Yah, tak ada keraguaan sedikitpun dihatiku

Karena engkau adalah pilihan Alloh untukku

Sayang, ketahuilah dan ingatlah selalu dalam hatimu

Bahwa aku hanyalah wanita biasa-biasa saja dengan begitu banyak kekurangan,

Aku adalah wanita sederhana yang baru belajar agama dengan pemahaman seadanya

Aku bukanlah akhwat dengan ilmu agamanya yang sudah baik,

atau dengan hafalan Al-qur'annya yang fasih dan mengagumkan

Aku bukanlah wanita sempurna, seperti yang mungkin pernah engkau harapkan dan impikan.
Namun sayang, dengan Dia memilihkan dirimu untukku,

Maka saat itu, Dia ingin menyempurnakan kekuranganku dengan keberadaanmu.

Dan aku menyadari, dirimu-pun bukanlah laki-laki yang sempurna..

Harapanku adalah semoga  ketidaksempurnaanku mampu menyempurnakan dirimu

Karena kelak kita adalah satu

Aibmu adalah aibku, dan indahmu adalah indahku

Engkau Merah, dan aku Biru

Melebur satu menjadi ungu

Aku, kamu, adalah kita

Duhai sang nahkoda bahtera rumah tangga

Ingatlah bahwa diri ini adalah mahlukNya dari tulang rusuk yang paling bengkok..

Ada kalanya aku akan begitu membuatmu marah..

Maka, ketahuilah.. Saat itu Dia menghendaki engkau menasihatiku dengan hikmah,

Sungguh hatiku tetaplah wanita yang lemah pada kelembutan..

Jangan engkau coba meluruskanku, karena aku akan patah..

Tapi jangan pula membiarkanku begitu saja dalam diam, karena aku akan selamanya salah..

Namun sayang, tatap mataku dengan senyuman di bibirmu

Tenangkan aku dengan genggaman tanganmu

Dan nasihati aku dengan bijak dan hikmah

Niscaya, engkau akan menemukanku menangis menyesal di pangkuanmu

Maka ketika itu, engkau kembali memiliki hatiku

Duhai suamiku tercinta,

Ketahuilah, ketika ijab atas namaku telah engkau lontarkan

Maka dimataku engkau adalah yang terindah,

Engkaulah sang permata hati,

Engkaulah sang pangeran impian,

Tidak ada yang lain

Karena ku percaya engkau adalah yang terbaik yang Alloh ciptakan untuk-ku

Ku sadar bahwa kata-katamu adalah titah untukku,

Selama tak bermaksiat pada Allah, sudah seharusnya  ku penuhi semua perintahmu.

Namun terkadang ku masih saja mementingkan ego diri

Karenanya sayang, maafkan atas semua hal yang membuat hatimu terluka

Semoga dengan sagala hal yang kita lalui bersama, bisa menjadikan kita dewasa dan bijaksana dalam hidup

Sayang, ku selalu berdoa dan berharap

Semoga kelak Alloh mempercayai kita

Dengan memberikan amanah berupa anak-anak yang akan kita didik bersama

Mendidik mereka menjadi generasi yang dirindukan surga..

Yang di pundaknya akan diisi dengan amanah-amanah dakwah,

Yang ruh dan jiwanya selalu merindukan jihad..

Yang darahnya mengalir darah syuhada..

Dan ku yakin dari tanganmu yang penuh berkah, engkau mampu membentuk mereka..

Dengan hatimu yang penuh cinta, engkau mampu merengkuh hati anak-anak kita

Dan aku akan selalu jatuh cinta padamu duhai sang kekasih jiwa

Kepada engkau yang  telah Allah pilih sebagai imamku

Ku memohon padamu Ridholah padaku,

Sungguh Ridhomu adalah Ridho Illahi Rabbi

Mudahkanlah jalanku ke Surga-Nya

Karena bagiku engkau adalah kunci Surgaku

Engkau adalah kekasih jiwa
yang tak akan tergantikan sepanjang masa

I Love U FoReVeR..........................

Penulisan kata "Aamiin" yang benar???

Tulisan ini saya dapatkan dari seorang teman dan saya sangat tertarik untuk membaginya dengan teman-teman yang lain. Semoga tulisan ini bermanfaat ya...^_^

Bismillahirrohmanirrohiim

Bagaimana penulisan Amin yang benar? Ada yang menulis “amin“, “amiin”, “aamin” bahkan tidak jarang juga ada yg menulis “Amien” Seperti kita ketahui Lafaz Aamiin diucapkan didalam dan diluar salat, diluar salat, aamiin diucapkan oleh orang yang mendengar doa orang lain.

Aamiin termasuk isim fiil Amr, yaitu isim yang mengandung pekerjaan. Maka para ulama jumhur mengartikannya dengan Allahummas istajib (ya Allah ijabahlah). Makna inilah yang paling kuat dibanding makna-makna lainnya seperti bahwa aamiin adalah salah satu nama dari asma Allah SWT.

Membaca aamiin adalah dengan memanjangkan a (alif) dan memanjangkan min, apabila tidak demikian akan menimbulkan arti lain.

Dalam Bahasa Arab, ada empat perbedaan kata “AMIN” yaitu :

1. ”AMIN” (alif dan mim sama-sama pendek), artinya AMAN, TENTRAM
2. “AAMIN” (alif panjang & mim pendek), artinya MEMINTA PERLINDUNGAN KEAMANAN
3. ”AMIIN” (alif pendek & mim panjang), artinya JUJUR TERPERCAYA
4. “AAMIIN” (alif & mim sama-sama panjang), artinya YA TUHAN, KABULKANLAH DOA KAMI

Jika teman-teman memahami bahasa arab, silahkan tulis kata kata itu dalam tulisan arab maka maknanya akan berbeda maka dari itu ulama yg mempelajari Alquran dan hadits hati hati karena jika salah maka maknanya akan lain dan bisa menimbulkan salah paham.

Terus Bagaimana dengan pengucapan/Penulisan “ AMIEN“ ???
Sebisa mungkin untuk yang satu ini (Amien) dihindari, karena Ucapan “Amien” yang lazim dilafadzkan oleh penyembah berhala (Paganisme) setelah do’a ini sesungguhnya berasal dari nama seorang Dewa Matahari Mesir Kuno:

Amin-Ra (Arab)atau orang Barat menyebutnya Amun-Ra)
Marilah kita biasakan menggunakan kaidah bahasa yang benar dan jangan pernah menyepelekan hal yang sebenarnya besar dianggap kecil.

Kata kata ini terlihat sederhana dan mudah ditulis, namun jika salah dalam penempatannya maka ia tak sesuai dengan yang dimaksud, misalnya Do`a.

Tulisan ini mengingatkan saya akan seseorang yang juga pernah mengingatkan saya supaya menulis kata "aamiin" dengan benar karena penulisan yang salah akan memberikan makna yang berbeda sebagaimana telah disampaikan di atas. Dengan adanya tulisan ini semakin membuat saya mengerti.
Ini sekedar informasi, mudahan mudahan bisa kita perbaiki...^_^

Sumber:  
mualafindonesia@yahoogroups.com

Sekian

Management Mail Handling Part 3

Tulisan ini lanjutan dari 2 tulisan sebelumnya...Monggo dibaca teman...Semoga bermanfaat ya..Aamiin

Bismillahirrohmanirrohiim

Proses penerimaan surat masuk

a.Surat diterima lewat
1. Kurir/caraka
2. Pos
3. Faximile

b.Petugas penerima surat    

1.Dilihat kebenaran alamat
2.Dipisahkan antara surat dinas atau surat pribadi
3.Surat dinas disampaikan pembuka surat
4.Surat pribadi disampaikan kepada yang bersangkutan

c.Petugas pembuka surat 
1.Surat biasa dibuka sampulnya

2.Diteliti kebenaran alamat, lampiran (jika ada)

3.Surat dilampiri kartu disposisi

4.Disampaikan kepada pengarah surat

d.Pengarah surat 
1.Surat dibaca isinya
2.Diarahkan sesuai bidang tugasnya

3.Surat diagenda

e.Petugas agenda surat

1.Surat dicatat di buku agenda/kartu diisi nomor surat sesuai klasifikasi

2.Diberi cap tanggal penerimaan

3.Disampaikan pimpinan (sesuai arahan)

f.Pimpinan instansi

1.Surat dibaca oleh pimpinan

2.Lembar disposisi diisi sesuai dengan isi surat

3.Surat memerlukan tindak lanjut disampaikan sesui arahan disposisi
4.Atau langsung ke TU untuk disimpan (yang tidak memerlukan tindak lanjut)                                  

Proses Surat keluar

a.  Pembuat konsep

    1.Surat yang memerlukan jawaban dibuatkan konsep jawaban disampaikan kepada pengetik surat

    2.Dikoreksi apakah sudah sesuai konsep

    3.Dimintakan tanda tangan pimpinan

b. Petugas pengetik

   1.Membuat surat sesuai dengan konsep

   2.Disampaikan pemberi perintah

   3.Menyiapkan  sampul surat

c.Petugas agenda

  1.Dicatat dalam buku agenda dan surat diberi nomor dan tanggal surat

  2.Disampul dengan sampul yang telah dibuat

  3.Diserahkan petugas caraka

  4.Pertinggal disampaikan petugas arsip untuk disimpan bersama surat masuk yang bersangkutan

d.Petugas caraka

  1.Menerima surat yang akan dikirim

  2.Mencatat dalam kartu/buku ekspedisi

  3.Menyampaikan surat sesuai alamat

  4.Minta tandatangan dalam kartu ekspedisi sebagai tanda surat sudah diterima

Jadi, kesimpulan akhir dari 3 tulisan saya tentang management mail handling ini adalah bahwa untuk mencapai keberhasilan dalam manajemen mail handling di suatu organisasi atau instansi maka harus memperhatikan beberapa hal yaitu:

a.Pengorganisasian 
Kita harus menentukan terlebih dahalu pengorganisasian yang tepat dalam penanganan surat hal ini sesuai dengan volume suratnya dan tugas dan fungsi organisasi.

b.Pedoman kerja
Pedoman kerja tersebut mencakup kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi tersebut, pedoman kerja yang menjabarkan tugas dan tanggung jawab secara jelas sesuai dengan pola pengorganisasiaanya.

c.Prosedur kerja dan tata kerja haruslah efektif dan efisien dalam pengurusan surat.

d.Kepegawaian 
Untuk mencapai suatu tujuan mutlak disediakan tenaga-tenaga yang berpengetahuan tinggi, baik pengetahuan tentang manajemen kearsipan secara menyeluruh dan khususnya pengurusan surat, serta pengetahuan tentang tugas dan fungsi organisasi.

Sekian..^_^

SUMBER:

Keputusan Menpan nomor 72/KEP/N.PAN/07/2003 tanggal 23 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Martono, Boedi. Pengurusan Surat. Jakarta. ANRI. 1992.

_____________1997. Arsip Korespondensi Penciptaaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

www.google.com. Petunjuk Tata Persuratan Dinas pada Kanwil XIII Ditjen PBN Semarang

www.google.com. Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan kearsipan

Persembahan untuk para suami dimana-pun berada

 
"Sungguh harus diilmui bahwa lelaki & perempuan diciptakan berbeda dengan segala kekhasannya untuk dapat saling memahami & bersinergi"

Saya percaya jika para suami sangat mengerti dan memahami jika istrinya adalah bagian dari tulang rusuknya. Istri adalah belahan jiwa dan tawanan di tangan-nya. Dan untuk para istri, ingatlah bahwa seorang istri  sudah seharusnya mampu menjadi sumber ketenangan, cinta kasih dan ketentraman bagi suami dan keluarga karena demikanlah Allah menciptakan kita. Istri adalah pakaian bagi suami, dan yang terutama dan utama istri adalah amanah yang Allah berikan untukmu duhai para suami,…Bagaimanakah selama ini kalian para suami memperlakukan amanah itu?? …Terlalu banyak wasiat tersebar untuk para istri seakan islam adalah agama yang hanya mengutamakan para suami dan kaum lelaki. Padahal tidaklah demikian,islam membela kaum wanita, memuliakan dan mengangkat derajat mereka. Wanita adalah orang yang disucikan, ibu para ulama, ibu para panglima, dan ibu para pembesar. 

Para suami, tidakah kalian berbahagia dan bersyukur pada-Nya atas nikmat istri yang Allah karuniakan kepada kalian. Dengannya terjagalah jiwa dan tubuh kalian dari melakukan hal-hal yang diharamkan-Nya. Ketika habis masa bulan madu, tiba-tiba kini para suami tidak lagi memiliki waktu untuk bergurau dan bercengkrama dengan istri tercinta. Bila sang istri meminta,maka suami berkilah betapa lelah dan penatnya hari-hari-nya disibukkan dengan pekerjaan. Rumah hanya menjadi hotel, datang dan pergi sesuka hati. Ketika kepala menyentuh bantal maka suami mendengkur laksana tiada orang lain di sisinya.

Karena itu hendaklah suami senantiasa bertakwa kepada Allah dalam menghadapi istri dengan memberikan kasih sayang, kelembutan, kesetiaan dalam menjaganya, memberinya nafkah sesuai dengan kemampuan suami, pakaian dan janji setia.

Wahai para suami,….setiap rumah tangga tentu mempunyai problema, karena memang demikianlah sebagai ujian dan cobaan bagi hamba-hamba-Nya yang beriman. Sebagai seorang suami dan kepala rumah tangga dituntut untuk pandai dan cermat menyiasati apa yang terjadi diantara hubungan suami istri. Kelapangan hati untuk meredam emosi akan membawa pada kebaikan dan keindahan. Kehalusan sikap akan mencairkan hati yang beku dan melunakkan gunung yang keras. Lihatlah bagaimana Rasulullah dalam menghadapi kemarahan Aisyah, beliau justru tersenyum menghadapi hal itu dengan penuh kesabaran dan keagungan.

Duhai para suami…jika kalian berharap istri-istri kalian mencintai kalian dengan sepenuh hati. Kalian meminta para istri untuk setia dan taat kepada kalian. Kalian meminta mereka agar bakti dan kasihnya tercurah padamu duhai para suami. Kalian mendambakan agar para istri merindukan kalian ketika jauh maka para suami janganlah lupa untuk menyematkan cinta kasih dihati istri-istri-nya. Ingatlah ayat ini bagi para suami yang mendambakan kebahagiaan dalam rumah tangga mereka di dunia dan akhirat. “dan pergaulilah mereka dengan cara yang patut kemudian bila kamu tidak menyukai mereka, maka bersabarlah karena mungkin kamu tidak menyukai sesuatu, padahal Allah menjadikan padanya kebaikan yang banyak” {An-Nisaa:19}. 

Dan untuk-nya yang begitu baik, saya ucapkan Jazaakallah khairan katsiran sudah menjadi imam dan suami yang selalu berusaha memberikan kebahagiaan buat keluarga kita. Semoga Alloh senantiasa menjaga kasih sayang dan cinta diantara kita. Semoga kelak akan hadir putra-putri yang akan menambah semarak rumah kita. Semoga Alloh memberikan kemampuan kepada kita untuk kelak mendidik putra-putri kita menjadi anak-anak yang sholeh/sholehah dan bermanfaat bagi ummat..Aaamiin...^_^

Terinspirasi dari Renungan dan Kisah Inspiratif

Management Mail Handling Part 2

Ada  beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penanganan surat masuk yaitu:

1.      Penerimaan surat masuk

Didalam mengatur tata kerja penerimaan surat masuk perlu memperhatikan kondisi dan karakteristik organisasinya, karena masing-masing organisasi satu sama lain berbeda-beda baik mengenai luas lingkup tugas dan fungsinya maupun kompleksitas pembagian struktur organisasi. Perbedaan tersebut besar pengaruhnya dalam pengaturan tata kerja penerimaan surat. Bagi organisasi kecil penerimaan surat dapat dilakukan secara terpusat (satu pintu) atau sentralisasi. Sedangkan organisasi yang besar dengan jumlah surat masuk relatif besar pula bagi jenis organisasi seperti itu kebijakan yang dianut lebih tepat dengan desentralisasi (beberapa pintu atau beberapa unit kerja).

2.   Pengarahan surat secara langsung

Perlu digolongkan yaitu surat yang langsung diarahkan ke unit kerja, pejabat, pimpinan tanpa dibuka, serta penggolongan surat yang tidak perlu dikendalikan. Surat yang diarahkan tanpa dibuka pada umumnya surat-surat yang bersifat rahasia (sangat rahasia, terbatas) dan surat-surat yang disampaikan dalam keadaan terbuka tanpa pengendalian pada umumya surat-surat yang bersifat rutin. Yaitu surat yang informasinya sekedar untuk diketahui atau surat-surat yang tidak memiliki resiko apapun bagi organisasi.

3.   Surat Terkendali

Disamping itu juga perlu menggolongkan surat yang perlu dikendalikan yaitu surat yang informasinya penting, yang bersifat mengikat serta mengandung konsekuensi berbagai aspek, seperti kebijaksanaan organisasi, keuangan, hukum dan lain sebagainya. Surat yang termasuk harus dikendalikan yaitu surat yang langsung disampaikan kepada pimpianan organisasi, karena memerlukan keputusan pimpinan dan yang kedua surat yang langsng diarahkan ke unit kerja atau staf dibawahnya.

Sebagai sarana pengendalian surat maka diperlukan kartu kendali, kartu kendali adalah sebagai alat pencatat surat, alat alat pelacak untuk menemukan lokasi surat dengan cepat ada 3 warna kartu kendali yang digunakan saat disuatu instansi yaitu kartu kendali warna putih, kartu kendali warna biru, kartu kendali warna merah.

Selain itu juga ada juga yang menggunakan buku agenda apabila suatu surat telah didisposisi oleh pimpinan maka surat akan disimpan diunit kerja dan dicatat pada buku agenda.

4.   Pembatasan pendisposisian

      Pendisposisian surat dari pimpinan kepada pejabat atau sifat yang lebih bawah dimaksudkan memberikan wewenang untuk menyelesaikan tugas perkerjaan sesuai dengan perintah atau instruksi pimpinan. Oleh karena tidak semua surat akan didisposisikan. Hal ini bergantung dari kepentingannya. Oleh sebab itu perlu pula ditetaplan surat-surat yang kemungkinan mendapatkan disposisi dari pimpinan.

Ada  beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penanganan surat keluar yaitu:

Kecepatan penyelesaian surat keluar sangat tergantung dari kecepatan dan kecermatan penyiapannya sejak dari pembuatan konsepnya sampai dengan pengirimannya. Sehubungan dengan keperluan tersebut perlu dirancang secara cermat prosedur surat keluar sehingga tujuan surat keluar dapat tercapai. Dalam merancang surat keluar perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.   Penetapan kebijakan pengelolaan surat keluar, termasuk didalamnya kebijakan penataan apakah dilakukan secara desentralisasi, sentralisasi, ataupun gabungan antara desentralisasi dan sentralisasi

b. Merancang prosedur surat keluar memperhatikan pula keamanan informasi (surat penting dan surat biasa), serta memperhatikan keawetan atau daya tahan surat yang bersangkutan terutama bagi surat yang memiliki kadar informasi yang tinggi.

c. Perlu pemberian batas waktu dalam menjawab surat, maksudnya batas waktu juga harus diperhatikan dalam menjawab surat.

d.   Adanya kebijakan dalam penggunaan berbagai macam jasa serta tata cara pengirimannya. Hal ini nantinya akan berdampak pada penyampaian surat tersebut.

e.   Pengaturan tentang kewenangan tanda tangan, tata cara pengetikan mengenai fomat atau bagian surat (mulai dari kepala surat, isi surat dan kaki surat) harus diperhatikan, serta  penggunaan berbagai ukuran sampul, dan penggunaan kertas.

Selain itu juga yang perlu diperhatikan dalam prosedur perencanaan surat keluar yaitu:

1.      Pencatatan dan Batas waktu membalas surat

Kecepatan proses surat keluar akan sangat membantu apabila organisasi menetapkan batas waktu dalam menjawab surat masuk. Batas waktu ini penting artinya dalam pengendalian pemrosesan surat keluar khususnya dalam menjawab surat. Unsur yang mempengaruhi penetapan jangka waktu dalam membalas suat yaitu:

a.    Keterlibatan unit kerja dalam pemrosesan subjek yang terkandung dalam surat yang diolah.

b.      Sifat surat yang bersangkutan seperti rahasia, biasa.

c.    Tinggi rendahnya tingkat pentingnya masalah yang dibahas.

2.   Pendelegasian wewenang

      Faktor lain yang menujang efisiensi pemrosesan surat keluar diantaranya adalah yang terkait dengan pendelegasian penandatanganan surat. Sebaiknya pimpinan hanya akan mendatangani surat-surat penting saja, khususnya yang  terkait dengan kebijaksanaan organisasi. Dengan pendelegasian wewengan ini akan diperoleh keuntungan.

a. Menempatkan pertanggungan jawab sesuai dengan tugas dan tanggung jawab setiap pejabat dibawahnya.

b.   Mengurangi perubahan-perubahan konsep surat yang tidak prinsip.

c.   Menghemat waktu bagi pimpinan untuk membaca surat serta memberikan waktu bagi pimpinan untuk berkosenterasi terhadap masalah yang lebih penting.

3.   Penulisan tanggal surat

Perancangan surat keluar juga memperhatikan tata cara penulisan tanggal surat. Dalam menentukan tanggal surat harus dapat sesuai dengan waktu pengirimannya. Hal ini penting untuk mencegah timbulnya kesalahapahaman. Oleh karena itu, sebaiknya tidak menetapkan tanggal lebih awal dari pada waktu pendantanganannya.

4.   Penggunaan sampul

Adapun  penggunaan sampul pada suatu organisasi haruslah seragam dan standard, baik yang menyangkut ukuran maupun bentuknya. Sampul dirancang dengan bentuk fisik surat yang beraneka ragam. Dengan demikian perlu diciptakan sampul yang beraneka ragam.

5.   Batas waktu jawaban surat dan kecepatan pengiriman:

a. Sangat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;

b. Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima;

c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

6.   Tingkat Keamanan (Kualifikasi)

a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan ini surat dinas yang tertinggisangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.

c.   Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.

d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

7.   Pengiriman surat

Untuk mendapatkan kecepatan dalam merancang pengiriman surat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

a. Perlu adanya penggolongan surat beradasarkan sifat pengirimannya seperti: kilat, segera, dan penggolongan surat atas dasar cara pengirimannya seperti: melalui kurir, melalui pos dan metode pengiriman lainnya.

b. Memberikan perlindungan terhadap surat-surat, baik terhadap surat-surat yang bersifat rahasia atau surat penting.

c. Memperhatikan perbandingan antara informasi yang terkandung didalam surat dengan biaya yang dikeluarkan untuk pengirimnya. Surat yang bersifat rutin dan tidak memerlukan jawaban dengan segera dapat dikirimkan dengan biaya yang rendah.

8.   Penggandaan/copy surat

Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam ”tembusan”. copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:

a.  Copy tembusan

Copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara       fungsional terkait.

b.  Copy laporan

Copy surat yang disampaikan sebagai laporan kepada pejabat yang berwenang.

c.  Copy untuk arsip

Copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.

Tembusan hanya dibuat jika diperlukan sehingga tidak terjadi pemborosan kertas maupun tempat penyimpannanya. Selain itu juga semakin banyak tembusan sukar untuk pengendaliannya, sehingga kemungkinan besar akan memudahkan kebocoran informasi. Selain itu juga penghemartan dalam pembuatan tembusan yaitu penghematan kertas, penghematan tenaga, penyediaan folder untuk pemberkasan, dan filing cabinet.

Keputusan Menpan nomor 72/KEP/N.PAN/07/2003 tanggal 23 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Martono, Boedi. Pengurusan Surat. Jakarta. ANRI. 1992.

_____________1997. Arsip Korespondensi Penciptaaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

www.google.com. Petunjuk Tata Persuratan Dinas pada Kanwil XIII Ditjen PBN Semarang

www.google.com. Manajemen Arsip Dinamis Suatu Pendekatan kearsipan