Penilaian Arsip Part 1

A.    Pengertian Penilaian Arsip

Penilaian arsip merupakan bagian dari penyusutan dan tidak dapat dipisahkan dari program manajemen arsip secara keseluruhan. Selain itu, penilaian arsip juga merupakan fungsi kearsipan yang paling penting dalam menetapkan nilai arsip dan menentukan lama usianya serta kapan  arsip itu akan dimusnahkan. Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip yang bersangkutan harus disimpan, serta apakah jenis arsip tersebut akan dimusnahkan atau akan dikirim ke ANRI untuk menjadi arsip statis. Perlu diingat bahwa dalam melakukan penilaian arsip kita semestinya tidak hanya menanyakan apa yang cukup bernilai untuk disimpan tapi juga apa yang akan hilang jika dimusnahkan. Ada beberapa pengertian penilaian arsip yaitu:

a.    Suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan “nilai guna” setiap series arsip bagi organisasi (Betty R. Rick)

b.       Suatu proses yang dilakukan arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan kebijaksanaan akuisisi (F. Gerald Ham)

c.   Appraisal decisions are made at different times with different approaches and different emphases depending on the type of archives (Barbara Reed, “Appraisal And Disposal”:1993)

d.  Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan “nilai guna” dan jangka simpan arsip dilihat dari kaedah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.

B.  Tujuan Penilaian, dan Nilai Arsip

Penilaian arsip perlu dilakukan dengan tujuan:

a.         Menentukan jangka waktu simpan arsip

b.        Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi

c.     Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip vital)

d.        Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip statis)

Jadi intinya bahwa penentuan nilaiguna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip-arsip ke dalam dua katagori :

a. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan.

b. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari.

Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaannya dan fungsi penggunaannya. Perubahan ini mengakibatkan pula perubahan nilai arsip serta masa/jangka waktu penyimpanannya. Penilaian arsip tidak dapat dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan penggunaannya baik di waktu sekarang maupun di masa yang akan datang. Keberhasilan penilaian tersebut tergantung kepada :

a)     Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya

b)      Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunanya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.

Penilaian Arsip juga tidak dapat dilaksanakan dengan benar jika tidak memahami konteks organisasi pencipta arsip, informasi arsip dan prosedur penilaian arsip. Konteks Organisasi Pencipta Arsip mencakup (Draf Kuliah Penyusutan II):

1) Konteks Sosial-Politik, dapat dipahami dengan  pengetahuan  tentang:

a       Tugas dan Fungsi Organisasi

b      Peraturan/ketentuan yang mengatur organisasi tsb

c       Lingkungan sosial

d      Tingkat relasi secara politik

e       Hubungan dengan organisasi lain

2) Konteks Administratif, dipahami melalui pengetahuan tentang:

a       Sistem kontrol (sentralisasi atau  desentralisasi)

b      Kemandirian aspek-aspek keuangan,  kepegawaian, dll

c        Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ada.

d       Prosedur dan mekanisme kerja

e        Sistem pelaporan, dll.

Konsep penilaian arsip pertama kali diperkenalkan oleh Kalenski dalam essaynya yang berjudul Brakowanie Akt yang diterbitkan pada tahun 1934 (Kalenski, 1979). Dia mengelompokan arsip menjadi dua kategori yaitu arsip statis/permanen yang harus dilestarikan dan arsip tidak kekal yang dapat dimusnahkan baik dengan segera maupun beberapa waktu kemudian/yang harus dijaga sementara waktu. Kalesky menawarkan 7 basis penilaian: General, termasuk Concept of Historical Period, Legal, Administrative, Historical, Geographical, Substitution, Typical Force. Konsep penilaian yang kedua dari The Selection of Records for Preservation (Brooks, 1940), ada tiga nilai ketika akan menentukan/ menyeleksi arsip yang permanent/statis, yaitu:

1. Nilai arsip bagi organisasi penciptanya
2. Kegunaan arsip untuk mempelajari tentang sejarah administratif
3. Nilai sejarah arsip

Selain konsep tersebut, terdapat pula beberapa ahli yang mengungkapkan konsep yang hampir sama seperti Leahy dalam essainya yang berjudul Reduction of Public Records dan pada tahun 1955 Santen membagi nilai-nilai arsip menjadi enam yang disebut ALFRED.

A   Administrative value, nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instansi pencipta (Pelaksanaan kebijaksanaan untuk kegaitan rutin sehari-hari). Contoh:

1.     Pelaksanaan fungsi kedinasan: penugasan, perijinan, administrasi barang , dan lain-lain

2.    Pelaksanaan fungsi organisasi: pengelolaan pegawai, pemeliharaan fasilitas kantor, pengelolaan gedung, kendaran.

Tanggung jawab administrasi telah selesai jika pelaksanaan kegiatan telah diselesaikan dan substansi informasi telah selesai dipertanggungjawabkan secara formal.

L   Legal Value, berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya, warga negara dan pemerintah. Contoh: arsip yang berisikan semua jenis produk hukum (UU, PP, Kep...,), perjanjian, hak patent, kontrak dan lain-lain. Tanggung jawab hukum berakhir apabila ketentuan hukum telah dipenuhi/diselesaikan, masa berlaku telah kadaluwarsa, telah dipertanggungjawabkan secara yuridis formal, memiliki arti segi dokumentasi kebijaksanaan pada tingkat eksekutif yang berpengaruh secara luas baik dalam maupun diluar lembaga.

F   Fiscal Value, arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan (memiliki nilai keuangan), contoh arsip yang memiliki nilai fiscal adalah Rencana Anggaran Belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan. Dalam menilai arsip hendaknya jangan dikacaukan antara arsip yang berisikan kebijaksanaan di bidang keuangan dengan arsip yang berisikan tentang hal-ikhwal mengenai transaksi keuangan. Arsip yang memuat kebijaksanaan di bidang keuangan pada umumnya mempunyai jangka waktu penyimpanan/retensi yang lebih panjang

R   Research Value, arsip yang memiliki/mengandung informasi/data ilmiah sebagai hasil penelitian, dan dapat digunakan untuk penelitian ilmiah. Apabila data ilmiah tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian itu tidak diterbitkan, maka arsip-arsip ini mempunyai jangka waktu penyimpanan/retensi yang panjang. Tidak mudah untuk menentukan nilaiguna dari arsip yang berisikan basil penelitian ilmiah. Berkas-berkas penelitian yang lama tidak dihiraukan lagi mungkin saja tiba-tiba bisa menjadi mata rantai yang penting bagi suatu penemuan baru. Hal-hal semacam itu sukar untuk diramalkan, oleh karena itu dalam menentukan nilaiguna ilmiah dan teknologi ini perlu bimbingan dan peran serta dari para ilmuwan dan/atau peneliti yang bersangkutan.

E   Educational Value

D   Documentary Value

Pada tahun 1956, Schellenberg mendiskripsikan standar penilaian .Diskripsinya focus pada nilai sekunder arsip, yang terkait dengan pihak-pihak lain yaitu peniliti dan masyarakat. Nilaiguna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Nilaiguna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak lagi ada kegunaannya bagi kepentingan pencipta arsip. Arsip yang bernilai guna sekunder diserahkan ke Arsip Nasional dan disimpan di/oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain di luar pencipta arsip dapat memanfaatkan dan menggunakannya. Meskipun penentuan nilaiguna sekunder ini merupakan bagian tugas dari Arsip Nasional, namun pejabat instansi pencipta arsip mempunyai peran serta dalam memberikan keterangan-keterangan yang berharga tentang terciptanya dan kegunaan arsip-arsip itu. Nilai sekunder terdiri dari nilai evidensial dan nilai informasional

Bersambung..............