Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap bisnis disektor pemerintah maupun swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme kinerja instansi masing-masing. Untuk bisa meningkatkan profesionalisme dalam bekerja diperlukan dukungan manajemen yang tepat, dan untuk mengelola manajemen diperlukan suatu informasi yang teliti, tepat, dapat dipertanggungjawabkan, dan cepat.
Diabad informasi dewasa ini, maju-mundurnya kinerja instansi pemerintah, termasuk BAKOSURTANAL sangat tergantung pada informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi BAKOSURTANAL adalah rekaman dari kegiatan BAKOSURTANAL itu sendiri dalam menjalankan, tugas, fungsi dan wewenangnya sebagai instansi pemerintah, dan rekaman tersebut terdapat dalam arsip. Disetiap instansi pemerintah, termasuk BAKOSURTANAL (Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional) sebagai instansi pemerintah yang bertanggungjawab melaksanakan tugas pemerintah dibidang survei dan pemetaan, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan kepada masyarakat umum dan instansi pemerintah yang lain, ataupun untuk keperluan informasi intern. Pengambilan keputusan oleh pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.
Dapat dikatakan bahwa dalam setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Dengan bantuan data dan informasi yang benar, lengkap, dan akurat maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efektif dan efisien. Data terdiri dari hasil penelitian, bahan penerbitan, surat keputusan, peraturan dan perundang-undangan, dan arsip. Hasil penelitian merupakan data yang sangat penting untuk diproses menjadi informasi yang berguna bagi instansi maupun masyarakat luas. Misalnya, hasil dari penelitian dan survei-survei yang dilakukan oleh BAKOSURTANAL berupa data geospasial maka harus diolah menjadi informasi sehingga sesuai dengan kebutuhan. Jenis data yang ke dua berasal dari penerbitan, seperti jurnal, buku, majalah dan koran baik yang jenis populer, semi ilmiah mapun yang ilmiah. Data ini setelah diolah menjadi informasi dapat menjadi bahan pertimbangan dalam membuat keputusan yang penting terutama sebagai informasi eksternal. Komponen data yang ke tiga berasal dari penerbitan pemerintah ataupun pihak BAKOSURTANAL sendiri yang berupa peraturan dan perundang-undangan, surat keputusan, surat edaran dan sebagainya.Dan yang keempat adalah arsip yang merupakan rekaman kegiatan dari BAKOSURTANAL dan catatan mengenai sumber daya BAKOSURTANAL.
Data internal yang diperlukan kebanyakan berasal dari rekaman kegiatan atau fakta yang ada pada BAKOSURTANAL sendiri. Rekaman biasanya bermula dari tingkat manajemen paling bawah, seperti kegiatan pengolahan transaksi, kemudian berlanjut pada kegiatan yang dilaksanakan oleh tingkatan manajemen yang lebih tinggi. Fakta-fakta adalah catatan mengenai sumber daya instansi baik yang berupa manusia, peralatan dan kelengkapan serta sistem dan mekanisme kerja. Semua kegiatan dan fakta-fakta tersebut terekam atau tercatat dalam arsip, baik arsip jenis kertas, elektronik, komputer dan lain-lain.
Data yang diolah menjadi informasi dapat dilakukan secara manual ataupun komputer. Informasi digunakan oleh instansi untuk pengambilan keputusan ataupun menentukan suatu kebijakan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang dilakukan oleh instansi tersebut dan terekam dalam arsip. Salah satu data yang dihasilkan oleh BAKOSURTANAL dalam pelaksanaan tugasnya adalah data geospasial, dan meskipun nantinya data geospasial ini telah diolah dalam komputer namun arsipnya untuk keperluan pembuktian hukum dan lainnya tetap juga harus disimpan sebagai bukti yang otentik sampai batas tertentu sesuai Jadwal Retensi Arsip. Disinilah letak pentingnya arsip didalam kancah perkembangan peralatan yang semakin canggih dewasa ini. Arsip-arsip tersebut tentunya tidak sekedar disimpan didalam lemari tanpa adanya pengelolaan yang baik, karena jika demikian maka instansi akan kesulitan dalam penemuan kembali saat diperlukan. Penataan arsip-arsip tersebut dapat dilakukan secara manual ataupun komputer. Penataan arsip yang benar niscahya akan mempercepat dalam penemuan kembali, kendatipun penataannya masih secara manual. Kalau sistemnya sudah benar, maka perubahan pengelolaan dari manual kedalam komputer akan sangat mudah untuk dilakukan. Sebab yang disusun oleh tangan ataupun komputer pada hakekatnya sama yaitu huruf-huruf, angka-angka, dan tanda baca.
Jadi, arsip-arsip data geospasial haruslah dikelola sesuai dengan aturan dan ketentuan yang ada dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan ini berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan. Tujuan akhirnya adalah menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagai peningkatan profesionalisme kinerja instansi dengan pengeluaran biaya serendah-rendahnya.
Data geospasial merupakan unsur penting yang digunakan dalam pengambilan suatu kebijakan. Data geospasial digunakan sebagai sumber informasi geospasial mengenai potensi dan produktivitas sumber daya alam dan lingkungan hidup suatu masyarakat. Kelengkapan dan keakuran yang disajikan dalam data geospasial ini, salah satunya dapat dilihat dari seberapa akurat dan lengkapnya arsip yang dihasilkan dalam survei dan pencarian data riil dilapangan. Apabila arsip tentang data geospasial yang ada lengkap dan tidak diragukan keakuratannya maka dapat dipastikan bahwa data geospasial ini akan benar-benar bermanfaat saat stakeholder akan menentukan suatu kebijakan karena kebijakan yang diambil berdasarkan data riil dilapangan. Dengan demikian, sangat kecil kemungkinan adanya manipulasi terhadap sumber daya maupun informasi, dan ini akan berimbas pada minimnya anggaran yang dikeluarkan untuk mengelola sumber daya tersebut. Jadi dapat dikatakan bahwa ketersediaan (kelengkapan) dan keakuratan informasi yang terekam pada arsip yang dihasilkan dan didapatkan saat survei dilapangan merupakan salah satu hal yang menentukan kualitas data geospasial.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar