PENGELOLAAN ARSIP DI ERA REVOLUSI INDUSTRI 4.0  

 

Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa Revolusi Industri 4.0 merupakan fenomena yang mengkolaborasikan teknologi siber dan teknologi otomatisasi. Revolusi Industri 4.0 dikenal juga dengan istilah “cyber physical system”. Konsep penerapannya berpusat pada otomatisasi. Dibantu teknologi informasi dalam proses pengaplikasiannya, keterlibatan tenaga manusia dalam prosesnya dapat berkurang. Dengan demikian, efektivitas dan efisiensi pada suatu lingkungan kerja dengan sendirinya bertambah.

Di Revolusi Industri 4.0 ditambah dengan adanya Pandemi Covid-19, segala sektor kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara tidak luput dari teknologi informasi digital yang sangat berdampak di bidang kearsipan. Bagi para pekerja informasi, termasuk arsiparis dan pengelola arsiparis inilah yang harus diantisipasi sejak awal karena landscape-nya bisa sama sekali berbeda dengan apa yang ada pada saat ini. Arsip era 4.0 akan ditandai dengan arsip yang diolah sendiri oleh komputer dan terakses via computer.

Oleh karena itu, Inovasi di bidang kearsipan harus terus dilakukan, sistem pengamanan arsip terus ditingkatkan karena paradigma saat ini kearsipan bukan hanya untuk pengelolaan arsip pemerintah saja tetapi juga untuk tema-tema publik yang berisikan konten dengan layanan arsip yang cepat dan optimal.

Di era disrupsi teknologi seperti sekarang ini, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi digital sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, dengan teknologi informasi, maka penyimpanan arsip dapat dilakukan secara terpusat sehingga penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat saat dibutuhkan oleh organisasi.

Setiap Instansi K/L, pemerintah daerah ataupun perguruan tinggi pastinya menciptakan arsip dalam pelaksanaan tugas fungsinya, baik yang analog ataupun digital. Arsip yang tercipta tersebut merupakan bukti akuntabilitas kinerja instansi  yang juga harus dikelola sesuai ketentuan kearsipan. Setiap instansi pemerintah harus mampu berkolaborasi dalam meningkatkan mutu penyelenggaraan sistem kearsipan nasional demi mendukung pelayanan publik dan peningkatan efektifitas dan efisiensi pemerintahan melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), menuju Indonesia Maju serta mewujudkan tata kelola pemerintahan berkelas dunia.

Di era Revolusi Industri 4.0 yang serba digital ini,  seluruh insan kearsipan harus   bersatu, menyatukan semangat dan langkah untuk mewujudkan arsip digital. Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pembina kearsipan nasional telah memulai semangat itu dengan menginisiasi terciptanya aplikasi “Srikandi” yang pada kesempatannya membuka jalan bagi kearsipan untuk ikut andil dalam kehidupan penting berbangsa dan bernegara di era Digital ini.

Aplikasi Srikandi ini telah diluncurkan menjadi Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dalam aplikasi Srikandi, setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa. Aplikasi Srikandi memiliki beberapa fitur utama. Pertama, fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, pengiriman, dan penerimaan naskah dinas secara elektronik antarinstansi pemerintah. Kedua, terdapat fitur pemeliharaan arsip untuk menjaganya agar tetap autentik, utuh, dan terpercaya. Di dalam aplikasi ini juga terdapat fitur penggunaan arsip oleh yang berhak, serta fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip. Aplikasi SRIKANDI dibangun dengan kerjasama antara beberapa instansi pemerintah yaitu ANRI, Kementerian PAN dan RB, Kementerian Kominfo, dan BSSN.

Aplikasi ini lahir sebagai perwujudan dari Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan salah satu bentuk inovasi dalam penyelenggaraan kearsipan agar layanan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Inovasi adalah kunci kemajuan adaptasi terhadap teknologi digital harus segera dilakukan, membuat layanan arsip yang cepat harus menjadi prioritas. Akses pada arsip yang nyaman bagi publik harus disiapkan. Ruang keterlibatan publik dan komunitas dalam pengarsipan harus didorong.

Penggunaan aplikasi Srikandi sebagai aplikasi umum instansi pemerintah dinilai sebagai bentuk peningkatan kualitas dalam bidang kearsipan. Hal ini dikarenakan setiap informasi berbasis analog dan digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa. Dengan aplikasi ini, arsip yang tercipta dan dikelola dalam SPBE akan lebih optimal dalam melindungi kepentingan hak keperdataan rakyat. Dalam era transformasi digital dan berkembangnya industri 4.0 penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sebagai bagian yang tidak bisa terpisahkan dari sistem penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif dan efisien apabila lembaga kearsipan nasional didukung oleh suatu sistem informasi kearsipan nasional melalui penerapan aplikasi umum yang merupakan bagian dari sistem pemerintahan berbasis elektronik.

Dari uraian saya diatas, dapat disimpulkan bahwa Era industri 4.0 adalah keniscayaan yang harus dibarengi dengan kemampuan melakukan adaptasi. Termasuk bagi arsiparis, calon arsiparis dan pengelola arsip. Arsiparis dan Pengeloa arsip harus memahami betul bagaimana era 4.0 akan mengubah banyak hal termasuk di dunia kearsipan. Karena itu, kesiapan sejak dini dengan membekali diri pada teknologi informasi dan komunikasi, pengelolaan dan pengolahan big data hingga mewujudkan kolaborasi dengan yang lain, menjadi sangat diperlukan.